Appel à projets pour le renforcement des sites web CHM 2021

Introduction

Contexte politique et objectifs

Adoptée durant la COP12 de la Convention sur la Diversité Biologique (CDB), la Décision XII/2 para 15-17 encourage les parties à continuer le développement de leurs Centre déchange d’informations (CHM) nationaux et à assister les pays parties en développement. Cette demande fut réitérée dans la Décision XIV/25 paragraphe 3. Ces décisions permettront l’atteinte de l’Objectif d’Aichi 19 (D’ici à 2020, les connaissances, la base scientifique et les technologies associées à la diversité biologique, ses valeurs, son fonctionnement, son état et ses tendances, et les conséquences de son appauvrissement, sont améliorées, largement partagées et transférées, et appliquées). Par ailleurs, le développement des CHM contribue également à l’atteinte des Objectives du Développement Durable (ODD) ….

Afin de mettre en œuvre son programme de travail pour les années 2019-2023 et la Décision XIV/25, le partenariat du CHM belge au sein du programme CEBioS, financé par la Coopération belge (DGD,) au sein de l’Institut royal des Sciences Naturelles de la Belgique (IRSNB) a décidé de lancer un appel pour soutenir les pays partenaires à améliorer de manière significative leur réseau CHM national.

Les objectifs de cette initiative sont d'aboutir à des sites web CHM :

• officiellement reconnus par les autorités nationales ;
• opérationnels, autant dans leur format que dans leur contenu ;
• à jour de données et d’informations appropriées ;
• contenant des informations complètes et les documents nationaux pertinents ;
• permettant de faire des liens vers des sites nationaux et internationaux appropriés.

Contexte technique et besoins des CHM au sud

Le monde digital a considérablement évolué depuis les débuts du partenariat du CHM belge. Les outils en ligne sont différents, de même que l'utilisation sociale de l'internet. Dans le monde entier, les points focaux doivent s'adapter à ces changements afin de profiter au mieux des avantages liés aux technologies émergentes pour leur travail sur le CHM.

Depuis 1999, le CHM belge soutient ses partenaires à développer leur CHM. De 2006 à 2018, les formations CHM ont porté sur le ‘CHM Portal Toolkit' de la Commission européenne (PTK).

A partir de 2019, les formations CHM porteront sur le nouvel outil de gestion de contenu appelé ‘Bioland’. Cet outil est développé par le Secrétariat de la CDB. Il est facile d’utilisation et disponible en libre accès. Il permet l’intégration de données depuis la CDB et ses protocoles ainsi que depuis d’autres fournisseurs de données pertinentes pour les CHMs nationaux. Plusieurs utilisateurs peuvent contribuer simultanément au contenu du site via une interface web (la seule contrainte étant d’avoir un profil d’utilisateur et un mot-de-passe).

Lors de plusieurs ateliers (2007 à Bruxelles, 2012 à Cotonou et 2013 à Marrakech), les partenaires CHM ont identifié plusieurs contraintes à la réalisation de leurs tâches au niveau national. Ces ateliers ont permis aux partenaires CHM de partager leurs bonnes pratiques afin de surpasser les problèmes. Les principales contraintes sont : le manque de temps pour la gestion des sites, une connexion à internet irrégulière et problématique, le manque de connaissances en informatique de certains des acteurs censés contribuer au site web, un manque d'interaction entre le point focal et les autres intervenants ; enfin, un manque de prise en charge par les gouvernements faute de budget.

Activités éligibles

Cet appel à propositions n'a pas pour vocation de s'attaquer à toutes les contraintes identifiées par les points focaux CHM. Son objectif principal est le développement d'une section "Suivi de la mise en œuvre de la stratégie nationale sur la biodiversité et le plan d’Action" et / ou l'amélioration du contenu du site web.

Les activités suivantes sont possibles :

• collection et acquisition de données ;
• assistance pour la numérisation de documents ou données importants ;
• création de sections thématiques, comme une section destinée aux  enfants, une section sur l’APA et le Protocole de Nagoya, une section sur l’eau ou la pollution, une section sur l’éco-tourisme, etc. ;
• traduction du site en langue(s) locale(s) ;
• développement d'un plan de communication et d'une stratégie pour le CHM ;
• organisation de réunions des comités de gestion du CHM (Uniquement s’il existe une stratégie nationale pour le CHM ou s’il y a mention du CHM et du comité CHM dans la Stratégie nationale pour la biodiversité ; peut-être financé pour 2 années maximum) ;
• informer et sensibiliser les décideurs politiques et d'autres acteurs de la biodiversité (sur le CHM et le site CHM) ;
• organisation d'un atelier de suivi sur la gestion du site par un gestionnaire national de site web CHM (uniquement dans les pays où une formation nationale a été donnée par les tuteurs belges depuis 2015).

Ce qui ne sera pas financé :

• formations par les tuteurs belges (telles que des formations continues au niveau national ou la formation de nouveaux collaborateurs) ;
• ateliers, si leurs objectifs ne sont pas directement liés à l'amélioration du site web CHM ;
• publication et impression de documents écrits autres que des dépliants et brochures faisant la promotion du CHM.

Délivrables

Les délivrables attendus en fin de projets sont :

• Un projet réalisé selon les termes du contrat
• Un rapport narratif complet comprenant, entre autres, la liste des indicateurs demandés (format libre)
• Un rapport financier suivant le modèle fourni par CEBioS (Excel)
• Un site web CHM mis à jour, plus fonctionnel et reconnu officiellement par les autorités du pays (si ce n’était pas le cas avant le projet).

Pays et partenaires éligibles

Sont éligibles :

les Points focaux nationaux des Centres d'échange d'informations (CHM) des pays partenaires de la Belgique :  Bénin, Burkina Faso, Burundi, Côte d'Ivoire, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Kenya, Liberia, Mali, Maroc, Niger, R.D. Congo, Rwanda, Tanzanie, Togo, Uganda.

Important : les partenaires qui n’ont pas remis les rapports et/ou justificatifs dans les délais pour leurs projets de l’appel 2020 ou antérieur ne sont pas éligibles à cet appel 2021.

Type de support

Pour cet appel, il est possible de soumettre des projets de maximum 4.5 mois (fin des projets le 1 juin 2022).

L'IRSNB financera les projets sélectionnés à raison de 80% de leurs coûts estimés. Les 20% restants devront être apportés par le partenaire.

Le montant maximum alloué par le PFN belge est de 8000 euros pour un projet de 8 mois.

Projets

80% du budget demandé sera versé au début du projet et les 20% restant à la fin du projet. La 2ème tranche ne sera versée qu’après réception des rapports et pièces justificatives scannées. Les rapports narratifs et financiers doivent être envoyés au plus tard le 1 janvier 2021. Aucun dépassement du budget initial ne sera accepté, donc aucun remboursement supérieur au budget accordé initialement ne sera possible.

 

Nombre estimé de projets soutenus

5 à 8 projets pourront être financés. Ce nombre dépendra de la taille et de la qualité de l’ensemble des projets soumis.

Promoteur et partenaires du projet

Le promoteur officiel du projet est le Point focal national du Centre d'échange d'informations, en accord et concertation avec l'autorité de tutelle. Une lettre d'approbation de l'autorité de tutelle est à joindre au dossier.

La coopération Sud-Sud est éligible sous cet appel, tant qu’il est clairement indiqué quelles activités seront mises en œuvre dans quel pays.

Une collaboration ou une sous-traitance avec un autre partenaire local est possible. Dans ce cas, cette collaboration ou sous-traitance doit être clairement indiquée dans le dossier de soumission.

Préparation d'une demande et instructions de soumission

Les projets doivent être envoyés à l'IRSNB au plus tard le 11 Décembre 2021, à l'adresse électronique cbd-chm@naturalsciences.be.

Alternativement, et uniquement si l'e-mail ne fonctionne pas correctement, un courrier peut être envoyé à l'adresse postale indiquée en fin de document.

Les projets doivent être soumis en suivant le modèle disponible.

Pour préparer le budget, il est obligatoire d'utiliser le modèle de budget et de lire attentivement le vademecum. Vous devez soumettre le budget dans la proposition (format texte) et également l’envoyer dans un fichier Excel séparé.

Rapportage

Un rapport d'activités (= narratif) et un rapport financier doivent être envoyés à l’IRSNB à la fin des projets de 4.5 mois.

En fin de projet, des scans de bonne qualité de toutes les pièces justificatives des dépenses doivent être envoyé à l’IRSNB par mail, en accord avec les instructions officielles de la Coopération Belge au Développement et en respectant les critères énoncés dans le Vademecum de CEBioS. Toute dépense non justifiée par une pièce éligible sera aux frais du partenaire. Les pièces justificatives originales doivent être conservées par le partenaire pour une durée de 10 ans en cas d’audit de la part de CEBioS ou de la DGD.

Les frais d’envoi par transporteur des rapports (narratif et financier), du matériel produit dans le cadre du projet et éventuellement des originaux des pièces justificatives en cas d’audit doivent être inscrits au budget du projet à l’avance.

La date limite de rapportage pour les projets est fixée au 1 juin 2022.

Les rapports financiers doivent être soumis en utilisant le fichier Excel type fourni par CEBioS.

Dates indicatives pour l'examen des propositions et l'exécution des projets

Projets

15 Novembre 2021	Distribution de l'appel à proposition via le site web du Centre d'échange d'informations de la Belgique
11 Décembre 2021	Date limite pour soumettre les projets
23 Décembre 2021	Les bénéficiaires des projets retenus sont contactés
12 Janvier - 15 mai 2022	Déroulement des projets de 4.5 mois
1 juin 2022	Rapports d'activités et rapports financiers sont soumis

 

Contacts

Les personnes suivantes seront chargées de l'évaluation et du suivi des projets, avec le soutien d'experts (DGD et autres) :

• Han DE KOEIJER, Point focal CHM pour la Belgique
• Anne-Julie ROCHETTE, gestionnaire volets GTI et MRV au sein de CEBioS
• Sandra MEEHAN, assistante au Secrétariat de la CDB.

Afin que chacune de ces personnes soit informée en tout temps de l'évolution d'un dossier, il est demandé d'utiliser uniquement l'adresse e-mail générique cbd-chm@naturalsciences.be. Si vous n’aviez pas reçu un email de confirmation de réception de votre projet dans les trois jours après envoi, vous pourriez contacter Han de Koeijer directement.

Institut royal des Sciences naturelles de Belgique
Rue Vautier 29
1000 Bruxelles
Belgique
E-mail: cbd-chm@naturalsciences.be